7 Tipps für smartes statt hartes Arbeiten

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Sich anstrengen und Engagement zeigen ist wichtig, aber zu wissen, wofür man sich anstrengt ist oft noch wichtiger.
Arbeiten Sie deshalb aktiv an Ihrem Tagesablauf. Entwickeln Sie Gewohnheiten, die Ihnen helfen zu erkennen was für Sie wichtig ist und was nicht. Mit etwas Disziplin, Planung und Organisation lässt es sich effektiver arbeiten ohne wertvolle Zeit zu verschwenden.

1. Machen Sie Pausen!
Klingt ein wenig kontraproduktiv, aber regelmäßige Pausen während des Arbeitstages steigern tatsächlich Ihre Produktivität und sind ganz nebenbei auch noch gesundheitsfördernd.
Egal, ob Sie als Freiberufler oder als Angestellter im Büro arbeiten, schon ein paar Schritte Entfernung zu Ihrem Schreibtisch helfen ermüdeten Augen und vermeiden Blutgerinnsel in den Beinen.
Wissenschaftliche Studien haben ergeben, dass bereits 5 Minuten Pause Ihre Konzentration wieder herstellen können. Besonders das Leistungstief am frühen Nachmittag lädt ein zu einer ausgiebigen Pause. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Kaffee zum Aufputschen. Gönnen Sie sich lieber einen Snack, der proaktiv die Hirnleistung anreg,t wie zum Beispiel Blaubeeren oder Walnüsse. Gesunde Fette und Antioxidantien geben Ihrem Gehirn den dringend benötigten Energie- und Konzentrationsschub.

2. Machen Sie Rituale zu einem Teil Ihres Tages
Ob Sie es glauben oder nicht, das meiste, was wir jeden Tag tun, beruht auf Gewohnheiten. Das heißt, wenn wir gesunde Gewohnheiten entwickeln, so wird uns das auch einfacher und schmerzfreier zu erwünschten Erfolgen führen . Wenn wir die gleichen Dinge auf einer täglichen Basis tun, zur gleichen Zeit und am gleichen Ort, so wird aus Umstand und Gewöhnung eine positive Angewohnheit, die unser Handeln höchst effizient unterstützen wird.
Beginnen Sie Ihren Tag während der Arbeitswoche mit einem Morgenritual. Zum Beispiel morgendliche Zeitungslektüre, eine Meditation oder Frühsport fördern die Konzentration und das Durchhaltevermögen für den kommenden Tag. Beenden Sie den Arbeitstag auf ähnliche Art und Weise: An einem bestimmten festgelegten Punkt schließen Sie innerlich mit der Arbeit ab und räumen Ihren Arbeitsplatz auf, so dass Sie am nächsten Morgen wieder frisch starten können.

3. Reservieren Sie sich „Bitte nicht stören“ -Phasen in Ihren Arbeitsabläufen
Das Beste und das Schlimmste was Ihnen passieren kann, wenn Sie z.B. von zu Hause aus arbeiten: Sie arbeiten zu Hause. Familienmitglieder oder Freunde platzen plötzlich auf ein Schwätzchen herein oder um irgendetwas „kurz“ mit Ihnen zu diskutieren. Machen Sie deutlich, dass Sie zu bestimmten Zeiten in Ihrem Arbeitsfluss nicht gestört werden wollen, außer in einem wirklichen Notfall! Schützen Sie Ihre wertvolle produktive Zeit.
Wenn Sie in einem Bürobetrieb arbeiten, gilt das gleiche Prinzip. Informieren Sie Ihre Co-Worker, dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht gestört werden möchten.

4. Checken Sie E-Mails und Social-Media-Kanäle wie z.B. Facebook nur zu bestimmten festgelegten Zeiten
Es ist ja so verlockend, E-Mail Eingänge oder Facebook mehrmals täglich zu sichten. Das Problem auch hier: Sie verlieren sofort Ihren Fokus, die Konzentration driftet ab. Es dauert im Schnitt nachgewiesen fast 30 Minuten, von einer Ablenkung an das eigentliche Projekt zurückzukehren. Blenden Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus und halten Sie sich an eine regelmäßige Zeit zum Überprüfen Ihres Posteingangs, einmal morgens und einmal am Nachmittag. Machen Sie dasselbe mit ihrer Social-Media-Kontaktpflege. Alles wird immer noch da sein, wenn Sie dafür mental bereit sind.

5. Setzen Sie Prioritäten, stellen Sie eine Top 3 To-do-Liste auf
Wer etwas schaffen will, sollte seinen Tag im Voraus planen. Aber anstatt jetzt eine ellenlange To-do-Liste zu entwerfen, machen Sie nur eine Liste der drei wichtigsten Dinge, die Sie unbedingt am kommenden Tag erledigen müssen. Durch die Begrenzung der Liste auf diese drei Schwerpunkte wird die Liste überschaubar und erschlägt Sie nicht von vornherein.

6. Entwickeln Sie ein System für Ihr persönliches Zeitmanagement
Filofax oder andere „analoge“ Zeitplaner in Form von Kalendern und Notizbüchern sind da immer noch sehr beliebt und fördern Kreativität und Produktivität. Es hat einfach etwas, die Dinge handschriftlich zu notieren; es trainiert außerdem das Langzeitgedächtnis!
Wem das Handgeschriebene nun absolut nicht liegt, für den gibt es dann Websites und Anwendungen wie z.B. Trello mit seinen schier unendlichen Möglichkeiten und Planungstools

7. Organisieren Sie Ihren Arbeitsbereich
Machen Sie sich regelmäßig die Mühe, z.B. Ihre Cloud-basierten als auch Desktop-Ordner zu sortieren und übersichtlich zu organisieren. Auf Dauer eine wirklich große Zeitersparnis! Verwenden Sie Labels in Google Mail oder Ordner in Outlook für alle E-Mails. Trennen Sie alles sauber und ordentlich.
Analog dazu sollten Sie auch Ihr Büro immer schön tiptop organisiert halten. Entsorgen Sie z.B. am Freitagnachmittag nicht mehr benötigten Papierkram. Belege und Rechnungen kommen in einen Ordner und ab damit in den Aktenschrank. Eine aufgeräumter und übersichtlicher Arbeitsbereich hilft nachweislich dabei, konzentriert arbeiten zu können.

Effektives Arbeiten zeichnet sich allerdings nicht nur durch extrem fokussierte Aufmerksamkeit oder den Zugang zu den neuesten technischen Anwendungen aus. Wichtig ist, dass Sie auch Ihre persönlichen Grenzen kennen und den Grad der Ablenkungen einschätzen können, die Ihnen so täglich widerfahren. Entwickeln Sie Ihr ureigenes System, das für Sie arbeitet. Handeln Sie auch anderen und vor allem sich selbst gegenüber verantwortlich. Sie werden mehr erreichen, ohne allzu viel Ihrer kostbaren (Frei-)Zeit zu opfern.